I. PENDAHULUAN
Komunikasi adalah suatu ketrampilan penting yang dibutuhkan dalam manajemen. Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan/ ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.
Dalam konteks komunikasi sosial (penyebaran ide-ide pembangunan/pemasaran pada masyarakat luas) memberi pemahaman bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, apalagi untuk mengubah sikap dan prilaku mereka (segment masyarakat) sesuai dengan kehendak/tujuan komunikator. Menyikap hal tersebut diperlukan Perencanaan Komunikasi.
PERENCANAAN KOMUNIKASI
Dipahami ada empat (4) elemen utama Perencanaan, yaitu :
- Tujuan (Objective). Kondisi masa depan yang akan dicapai.
- Aksi (Action). Serangkaian kegiatan yang yang dilakukan untuk mencapai tujuan.
- Sumber Daya (Resouces). Hal-hal yang dibutuhkan dalam melaksakan aksi.
- Pelaksanaan (Implementation). Tata cara dan arah pelaksanaan kegiatan.
Pada proses perencanaan tersebut, dampak ataupun akibat yang dihasilkan sangat bergantung pada ke-empat elemen perencanaan. Dalam proses perencanaan tersebut, peran komunikasi merupakan ketrampilan penting yang harus dimiliki oleh para manager. Karenanya dapat dikatakan pula bahwa perencanaan komunikasi meliputi fungsi-fungsi manajemen , yaitu :
- Merencanakan (Planning).
- Mengadakan (Organizing).
- Mengutamakan (Leading).
- Mengawasi (Controlling).
Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:
Komunikator : orang yang menyampaikan pesan
Pesan : ide atau informasi yang disampaikan
Media : sarana komunikasi
Komunikan : audience, pihak yang menerima pesan
Umpan Balik : respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya
Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ide (encoding) yang merupakan hasil pengolahan ide (stimulus) berdasarkan kesan (perception) dan penerjemahan (interpretation) si penyampai ; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media (transmission through a channel) dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan (feedback).
Skema Proses Komunikasi
Dari skema proses komunikasi diatas, untuk menunjang keberhasilan perencanaan komunikasi dapat dilihat Kesan (Perception) sebagai inti komunikasi. Kesan adalah nuansa rasa manusia kepada obyek tertentu. Kita terkesan, karena ada sesuatu yang menarik dari obyek tersebut. Obyek tersebut bisa berupa barang atau orang. Kita bisa terkesan kepada orang karena bermacam-macam; bisa karena wajah cantiknya, tampan, berkumis; bisa karena kata-katanya, karena janjinya, dan sebagainya. Membuat kesan yang baik, berarti kita harus berbuat dan bersikap tertentu yang membuat agar orang lain tertarik. Dapat dikatakan bahwa kesan/persepsi merupakan inti komunikasi.
Menurut Rudolp F.Verdeber dalam buku, Communicate, 1978, kesan atau persepsi dapat didefinikan sebagai interpretasi bermakna atas sensasi sebagai representatif obyek eksternal. Proses menafsirkan informasi Indrawi. Jika persepsi kita tidak akurat kita tidak munglkin bisa berkomunikasi secara efektif.
Proses mencapai kesepakatan (Sharing of meaning), lazimnya berlangsung secara bertahap. Karena itu, lebih awal kita perlu memperhatikan 5 (lima) sasaran pokok dalam proses komunikasi, yaitu:
1. Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan (atau melihat apa
yang kita tunjukkan kepada mereka)
2. Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar atau lihat
3. Membuat pendengar menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak
menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar)
4. Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan
maksud kita bisa mereka terima
5. Memperoleh umpan balik dari pendengar
Di samping itu, masih ada faktor lain yang juga penting dalam proses komunikasi, yakni: Gangguan (noise) yakni faktor-faktor eksternal (media/saluran komunikasi) maupun internal (psikologis) yang dapat mengganggu atau menghambat kelancaran proses komunikasi.
HAMBATAN PROSES KOMUNIKASI
Tentu tidaklah mudah untuk membuat sebuah komunikasi berjalan dengan menghasilkan kesepakatan secara utuh sesuai tujuannya. Karena, salah satu prinsip dalam berkomunikasi, yakni terdapatnya kesulitan-kesulitan pokok dalam mencapai tujuan. Kesulitan-kesulitan internal ini merupakan hal yang biasa dialami dialami oleh penyampai ide maupun penerimanya.
Matrik tujuan dan kesulitan dalam proses komunikasi.
Tujuan | Kesulitan |
MENDENGAR | Penerima pesan sulit memusatkan perhatian baik pada kata yang tertulis maupun terucap untuk waktu yang lama |
Penerima pesan kurang memiliki perhatian pada apa yang bagi mereka tampak kurang penting | |
MEMAHAMI | Penerima pesan memiliki asumsi berdasarkan pengalaman masa lalunya |
Penerima pesan sering tidak memahami jenis bahasa yang dipakai pembicara | |
Penerima pesan lebih mudah salah mengerti saat mereka mendengar tanpa melihat | |
Penerima pesan sering sudah menarik kesimpulan padahal kita belum selesai bicara. | |
MENYETUJUI | Penerima pesan sering merasa curiga terhadap orang lain yang sedang sedang membujuk mereka |
Penerima pesan tidak suka jika dibuktikan bersalah | |
BERTINDAK | Tidak mudah bagi banyak orang untuk mengubah kebiasaan mereka |
Penerima pesan merasa takut akan akibat dari pengambilan tindakan yang keliru | |
Banyak orang tidak suka mengambil keputusan | |
UMPAN BALIK | Beberapa orang sering dengan sengaja menyembunyikan reaksi dan apa yang sesungguhnya mereka pikirkan |
Penampilan dapat bersifat memperdaya –anggukan kepala, mungkin tidak selalu tanda setuju dan mengerti, karena bisa digunakan untuk menutupi ketidak tahuan atau keragu-raguan. |
Namun demikian, yang paling mendasar dalam sebuah kegiatan komunikasi adalah adanya rasa saling percaya. Kalau sudah percaya, biasanya apapun yang dikatakan pastilah diterima. Satu hal lagi, efisiensi. Komunikasi yang efisien adalah komunikasi yang tidak membutuhkan upaya besar agar mencapai tujuannya. Kualitas komunikator Partisipasi merupakan modal dasar untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif. Karenanya dibutuhkan kemampuan komunikasi efektif. Kemampuan ini meliputi kemampuan untuk berbagi ide, mengkritik dari semua aspek, mendorong dan merangsang imajinasi, menolak buah pikiran yang kurang tepat, dan mengenal sejak dini solusi yang mungkin bisa diambil.
Kualitas komunikator efektif
Menilai Orang | Tahu mana yang penting dan menghargai kontribusi orang lain |
Mendengarkan secara Aktif | Berusaha keras memahami keinginan dan masalah orang lain |
Bijaksana | Memberikan kritik secara halus. konstruktif dan hormat |
Memberikan pujian | Menghargai orang lain dan kontribusi mereka di depan umum |
Konsisten | Mengendalikan suasan riang; memperlakukan sama bagi semuanya: tidak favorit |
Mengakui kesalahan | Kemauan untuk mengakui kesalahan |
Memiliki rasa humor | Mempertahankan posisi yang menyenangkan dan pendekatan yang enak |
Memberi contoh yang baik | Melakukan apa yang diharapkan orang lain |
Menggunakan bahasa Jelas, Lugas, dan Tepat | Kata-kata yang lazim, konkret, pemberian petunjuk, yang menyentuh perasaan penyimak. Hindari kata-kata bercita rasa buruk, kata-kata langsung |
Ketika berkomunikasi, kita pasti memiliki persepsi tertentu pada pendengar begitu pula sebaliknya. Kekeliruan yang sering terjadi dalam berkomunikasi adalah ketika seseorang menyampaikan informasi dengan ukurannya sendiri. Ini harus dihindarkan karena komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Ahli komunikasi berpesan jika akan berhasil, maka rumusan kunci yang harus dipegang adalah “Know your audience!”
MASALAH PERENCANAAN KOMUNIKASI
Dari beberapa hal diatas, ternyata berkomunikasi ataupun mengkomunikasikan sesuatu tidaklah mudah, beberapa hal yang harus dikaji seksama dalam perencanaan komunikasi :
- Analisa khalayak, merupakan tahap awal yang sangat menentukan arah dan tujuan perencanaan. Tahap ini menganalisi segmen masyarakat sasaran yang kita hadapi dari segi sosiodemografis (pendidikan, usia, jenis kelamin, etnis, kepercayaan, bahasa, pekerjaan) dan juga dari segi psikografis (aspirasi, kesenangan, dan kebiasaan-kebiasaan). Pemahaman komprehensif mengenai tatanan masyarakat ini diperlukan untuk menentukan khalayak sasaran dan format kegiatan yang sesuai dengan keinginan komunikator dan kebutuhan khalayak sasaran
- Perumusan tujuan. Tahap ini untuk menentukan apa yang ingin dicapai dengan program-program yang dilakukan.
- Pemilihan Media. Langkah pemilihan media sebagai saluran pesan memerlukan kecermatan, dengan mempertimbangkan kelemahan dan keunggulan sifat masing-masing media. Setidaknya diperlukan media yang dapat di akses oleh masyarakat sasaran.
- Rancangan Pesan. Diperlukan upaya terus-menerus dalam meningkatkan ketrampilan komunikator agar senantiasa mengetahui perkembangan dan wacana masyarakat. Selain bobot materi yang harus diperhatikan, juga kesesuaian pola pikir masyarakat sasaran yang dihadapi, termasuk kesesuaian media yang digunakan. Peran kreatifitas komunikator menjadi hal utama.
- Produksi dan distribusi media. Produksi media berkaitan dengan kemasan pesan. Karena itu unsur estetika sangat berperan untuk menarik perhatian masyarakat. Demikian juga dengan distribusi pesan, dimana pemilihan waktu yang tepat menjadi kunci keberhasilan distribusi.
- Evaluasi. Tahap ini melihat bagaimana program berjalan sesuai dengan tujuan, sejauh mana program yang dirancang telah tercapai, faktor-faktor pendukung dan penghambat selama program berjalan.
KESIMPULAN
Perencanaan Komunikasi merupakan hal mendasar yang diperlukan dalam suatu kegiatan komunikasi sosial, utamanya untuk memperkenalkan atau memasarkan produk. Setelah memahami proses perencanaan dan elemen-elemen komunikasi dalam suatu organisasi, dapat ditemukan beberapa hal yang dapat merupakan masalah dalam perencanaan komunikasi.
Masalah yang harus diperhatikan dalam Perencanaan Komunikasi, antara lain :
- Objective (Tujuan).
- Perumusan Tujuan.
- Action
- Analisis khalayak.
- Resources
- Rancangan Pesan.
- Kualitas Komunikator.
- Implementation
- Pemilihan Media.
- Produksi dan Distribusi Media
- Performance Outcome
sumber:
http://awandaerna.multiply.com